Các thủ thuật excel đơn giản và các thủ thuật excel nâng cao được áp dụng nhiều nhất cho dân văn phòng các bạn ơi. Mình xin tổng hợp lại cho các bạn dễ dàng theo dõi. Có thể nói sử dụng các thủ thuật excel sẽ giúp cho người dùng tiết kiệm được thời gian và tăng hiệu quả công việc. Đặc biệt đối với các kế toán, nhân viên hành chính…thì suốt ngày phải đối mặt với hàng đống con số cần giải quyết do đó không thể bỏ qua những thủ thuật excel để giải quyết nhanh chóng và gọn nhẹ.

Tuy nhiên, những người dùng mới hoặc ngay cả những người dùng cao cấp thì không phải ai cũng có thể nắm được hết các thủ thuật Excel hữu ích. Với những thủ thuật Excel hay dưới đây sẽ giúp những người thường xuyên phải thao tác với phần mềm bảng tính này tiết kiệm được thời gian quý giá của mình. Mời các bạn cùng tham khảo ngay các thủ thuật excel cho dân văn phòng dưới đây,mời các bạn cùng theo dõi nhé!

1. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Exel cho phép bạn “hoán đổi” các cột thành dòng và ngược lại với dữ liệu chọn trước. Đây là tính năng khá hay và thay tác cũng khá đơn giản của excel:

Bạn chọn vùng dữ liệu cần hoán đổi cột thành dòng (hay dòng thành cột), nhấn Ctr C để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên bạn muốn dán dữ liệu rồi nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn Paste Special, bạn chọn Transpode (T) để thấy kết quả ngay lập tức.

Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

2. Chỉ copy giá trị

Đôi lúc cần copy một vùng dữ liệu có chứa công thức sang một nơi khác, thường chúng ta ta hay dùng lệnh copy/paste có thể làm thay đổi số liệu vì chúng chứa công thức. Để giữ nguyên số liệu (không chứa công thức), tương tự như trường hợp 2, chúng ta nhấn Paste Special → Value rồi nhấn OK

Chỉ copy giá trị Đôi lúc cần copy một vùng dữ liệu có chứa công thức sang một nơi khác, thường chúng ta ta hay dùng lệnh copy/paste có thể làm thay đổi số liệu vì chúng chứa công thức. Để giữ nguyên số liệu (không chứa công thức), tương tự như trường hợp 2, chúng ta nhấn Paste Special → Value rồi nhấn OK Chỉ copy giá trị Đôi lúc cần copy một vùng dữ liệu có chứa công thức sang một nơi khác, thường chúng ta ta hay dùng lệnh copy/paste có thể làm thay đổi số liệu vì chúng chứa công thức. Để giữ nguyên số liệu (không chứa công thức), tương tự như trường hợp 2, chúng ta nhấn Paste Special → Value rồi nhấn OK

3. Ẩn nội dung trong cell

Ẩn nội dung trong ô excel có nhiều cách, chẳng hạn như chọn font chữ (màu trắng) trùng với nền bảng tính.

Ẩn nội dung trong cell

Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu với các bạn cách ẩn nội dung trong ô excel thông qua Format Cells:

Chọn vùng dữ liệu cần ẩn nội dung, nhấn chuột phải vào vùng chọn (để gọi menu đơn). Tiếp theo, bạn chọn Format Cells, chọn Custom trong hộp Category. Tại hộp Type, nhập vào ; (dấu chấm phẩy), nhấn OK các bạn sẽ thấy nội trong vùng chọn sẽ bị ẩn ngay.

4. Điền nhanh dữ liệu giống nhau

Để điền nhanh dữ liệu giống nhau, đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (text, số hoặc công thức), nhấp đúp chuột vào dấu + (ở góc dưới ô khi rê chuột vào). Lập tức sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.

Điền nhanh dữ liệu giống nhau Để điền nhanh dữ liệu giống nhau, đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (text, số hoặc công thức), nhấp đúp chuột vào dấu + (ở góc dưới ô khi rê chuột vào). Lập tức sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.

5. Chuyển đổi dạng text thành số

Trong excel, ký tự (‘) đi kèm với số được hiểu là text, chẳng hạn như ‘090 là text dạng số. Vì dạng text nên excel không thực hiện được các phép tính, và khá rối khi chúng ta cần xử lý dữ liệu từ một file excel có chứa text số dạng này.

Chuyển đổi dạng text thành số Chuyển đổi dạng text thành số

Câu hỏi đặt ra là chúng ta có thể bỏ hàng loạt dấu (‘) để trở về dạng số được không? Câu trả lời là được, chúng ta có thể bỏ tất cả các dấu (‘) khi thực hiện một số thao tác sau:

Chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Nhấp chọn menu Data\ Text To Column. Nhắp vào Next hai lần và cuối cùng nhắp vào Finish để có kết quả.

6. Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức

Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo. Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vào một ô chứa công thức, bạn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác. Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools.Options. Trong mục Edit của khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. Muốn thực hiện bạn chọn một ô, nhấn chuột vào thanh công thức hoặc nhấn <F2>. Nhấn đúp vào một ô không chứa công thức sẽ chẳng được gì.

7. Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell

Khi bạn nhập một dữ liệu nào đó trong một cell và bạn muốn dữ liệu đó xuống hàng trong cell đó ( tức là cell đó có 2 dòng ), để làm việc này bạn có 2 cách :

Khi nào muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter
Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động xuống hàng.

Các Thủ Thuật Excel Hay Dành Cho Dân Văn Phòng

8. Tạo chú thích (comment) cho cell

Khi bạn muốn làm một lời chú thích nào đó cho một cell, bạn chọn cell cần làm chú thích , chọn menu Insert / Comment ( hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn Comment ). Nhập vào lời chú thích cho cell đó. Khi bạn di chuyển mouse đến cell đó thì sẽ xuất hiện một popup với lời chú thích bạn đã nhập.

9. Sửa chữa nội dung cho chú thích (Comment )

Sau khi bạn đã tạo một comment ( chú thích ) cho một cell nào đó, bây giờ bạn muốn sữa nội dung của comment đó thì bạn click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment. Bạn sẽ sữa đổi nội dung trong cửa sổ comment. Bạn cũng có thể edit comment và delete comment bằng cách nhấp chuột phải mouse.

10. Làm ẩn chú thích.

Muốn cho ẩn đi chú thích (comment) của cell ẩn đi thì nhấp chuột phải vào cell đó và chọn Hide Comment từ menu phụ mở ra.

Các Thủ Thuật Excel Hay Dành Cho Dân Văn Phòng

11. Làm ẩn nội dung của Cell.

Muốn làm ẩn nội dung trong cell nào đó, bạn chọn cell muốn ẩn nội dung, chọn menu Format – Cell sau đó chọn mục Custom từ list Category và trong mục Type nhập vào 3 dấu chấm phẩy (;; sau đó chọn OK.

12. Sửa lỗi nhanh trong cell.

Khi bạn nhập dữ liệu vào cell nhưng bạn thấy dữ liệu nhập vào có lỗi hoặc nhập không đúng cell. Muốn bỏ đi mà không muốn mất nội dung cũ một cách nhanh nhất là nhấn phím Esc.

13. Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho dữ liệu trong cell.

Khi nhập số phần trăm ( % ) vào một cell mà chỉ cần nhập vào con số thập phân thôi, còn phần thập phân bạn sẽ tự định nghĩa cho cell đó. Ví dụ nhập vào 20 thì sẽ được chuyển thành 20%, và khi bạn nhập vào là .2 thì cũng sẽ được chuyển thành 20 %. Ðể làm điều này, bạn chọn cell và chọn Menu Format – Cell. Bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ, bạn chọn tab có tên là Numbers, sau đó chọn Percentage và nhấn OK.

Các Thủ Thuật Excel Hay Dành Cho Dân Văn Phòng

14. Sử dụng chức năng AutoFill.

Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số đó bắt đầu từ 1 trở đi và bạn không việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn sử dụng chức năng Auto Fill để làm việc này : có 2 cách:

Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những chức năng AutoFill cho bạn tùy chọn. Hoặc cách khác bạn nhập một vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 . Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này ( tô đen ). Rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần điền giá trị rồi thả ra.

15. Tùy biến AutoFill.

Excel chỉ cung cấp cho bạn một số list để tự động điền vào list cho bạn như số thứ tự, số ngày trong tuần… .Bạn cũng có thể thêm vào trong list đó một kiểu autofill theo ý riêng của mình chẵng hạn như bạn muốn điền một dãy số theo thứ tự như : 1,5,9,13,… Ðể tạo ra một dãy số tăng theo thứ tự như vậy , bạn làm như sau : Nhập các giá trị của list vào trong các cell và sắp xếp như ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn tab Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import. Rồi chọn vùng list bạn mới nhập và nhấp OK

Hy vọng với chia sẻ một số thủ thuật Excel ở trên sẽ hỗ trợ phần nào trong công việc hàng ngày của các bạn. Hi vọng đây là những thủ thuật Excel hay và cực hữu ích mà bạn nên nắm rõ và học cách sử dụng thành thạo để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đẩy nhanh tiến độ công việc. Chúc các bạn thành công nhé!

5/5 (1 Review)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *